Se você trabalha com Notas Fiscais Eletrônicas e com os XMLs sabe das dificuldades que é organizá-los. Isso porque, nem sempre os fornecedores enviam os XMLs. Precisamos solicitar a todo momento e consequentemente perdemos tempo. Ainda bem que existem soluções tecnológicas que auxiliam nesta tarefa de armazenamento das XMLs.
Afinal, não podemos depender somente da boa fé dos fornecedores para recebermos as notas. Hoje vou compartilhar contigo as respostas para algumas dúvidas que as empresas tem quanto ao armazenamento do XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas.
Afinal, muitos gestores tem incertezas sobre a obrigatoriedade de armazenamento da XML e da DANFE. Assim, para sanar estas confusão, preparei este artigo. Confira:
O que é DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, o DANFE é uma representação gráfica, impressa em papel ou em arquivo digital como o PDF da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O principal uso do DANFE é acompanhar a mercadoria transportada para conferência do destinatário, produtos e valores informados. Além disso, a chave eletrônica de 44 dígitos serve para consultar a real validade da nota.
O que é XML?
É o arquivo padrão de registro da NF-e, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. O XML possui um layout que é padrão em todo o Brasil e frequentemente possui alterações.
Por que devo realizar o armazenamento das XMLs?
De acordo com a legislação, as empresas são obrigadas a armazenar os XMLs fiscais por no mínimo 5 anos. A medida vale tanto para os documentos emitidos quanto os recebidos.
Leia abaixo mais sobre a legislação:
No Ajuste SINIEF 07/05 temos a Cláusula 10ª que fala sobre o armazenamento do XML, veja:
Cláusula 10ª – O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 ANOS), mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
2) O Emissor deve fornecer o arquivo digital para destinatário e transportador
§ 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:
I – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
II – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.
Esse armazenamento se torna um desafio para as empresas, pois muitos arquivos não são recebidos, outros se perdem, computadores podem ter falhas, etc.
Porém existem boas ferramentas e sistemas para gestão e armazenamento dos XMLs fiscais de forma rápida, prática e segura. Por este motivo é de extrema importância possuir um sistema, já que sempre que houver fiscalização os XMLs poderão ser exigidos. A falta deles poderá acarretar em multas por descumprimento de obrigação.
Já conhece o sistema ColetaXML? Com ele é possível coletar automaticamente todos os arquivos XML expedidos contra o seu CNPJ, poupando tempo e recursos preciosos.
