Por que um sistema de emissão de orçamentos e pedidos é fundamental para sua empresa?

Não muito tempo atrás, as únicas maneiras de fazer o controle da sua empresa, como por exemplo, a emissão de orçamentos e pedidos, era anotá-los em grandes cadernos ou em extensas folhas de rascunhos. Com o passar dos anos surgiram as planilhas digitais que são usadas até hoje e ajudaram bastante no quesito organização.

Apesar da grande melhora que trouxeram, as planilhas ainda eram limitadas. Ainda bem que a tecnologia não para de evoluir e novas ideias surgem a cada dia. Atualmente, a ferramenta mais indicada para ajudar os responsáveis pela parte financeira da empresa são os sistemas automatizados. Por meio desses sistemas, é possível, por exemplo, fazer todo acompanhamento de fluxo de caixa, emissão de pedidos e muito mais.

Neste artigo mostraremos como funciona esse sistema, bem como 5 benefícios e vantagens alcançados ao adotar um ERP em sua empresa. Confira!

Como funciona o sistema de emissão de orçamentos e pedidos

O sistema para emissão de orçamentos e pedidos é um software que auxilia no controle das atividades na rotina de uma empresa. Por meio dele, é possível acompanhar todos os pedidos realizados, comissões a serem pagas, produtos mais vendidos, em estoque e formas de recebimento. Além disso, é possível emitir notas não fiscais e pedidos com o logo da empresa, ter facilidade na venda por códigos de barra, entre outros.

Com essas atividades automatizadas, o gestor ganha tempo e consegue liberar seus colaboradores para outras funções que demandam um maior acompanhamento humano, conseguindo assim maior assertividade nas tarefas, aumentando a produtividade e melhorando o nível de serviço.

Por ser um software, o sistema para emissão de orçamentos e pedidos pode ser usado de forma contínua. Ou seja, não é preciso se preocupar com limites de tempo ou horários de turno. Ainda conta com a possibilidade de ser sempre atualizado para correções de bugs (erros) e melhorias.

Agora que já vimos como funciona o software, descubra os cinco principais benefícios que a sua empresa pode obter ao adotar a ferramenta. Acompanhe!

1. Tenha maior controle do fluxo de caixa

Talvez a maior e mais clara vantagem de se ter um software do tipo na sua empresa. Com essa ferramenta, o administrador tem o controle de venda total, incluindo o controle sobre as formas de pagamento. E tudo isso de forma rápida, fácil e segura.

Ter o controle do seu fluxo de caixa com um sistema automatizado é ter em mãos:

• relatórios de vendas.
• relatórios de caixa;
• relatórios de compras;
• relatórios sobre comissões de vendedores;
• tabelas de preços;
• bancos de dados com informações relevantes para o negócio;
• relatórios para gerar indicadores;
• facilidades para manter e acompanhar a situação financeira da organização.

2. Melhore o relacionamento com os clientes

A adoção de um software pode ajudar muito no seu relacionamento com os clientes. Por exemplo, se o cliente entra na loja apenas para fazer um orçamento, com o sistema instalado e funcionando, o colaborador pode realizar o cadastro completo e salvar as informações daquele cliente e do orçamento feito para consultas futuras.

Essas informações podem ser utilizadas pelo seu time de marketing para criar campanhas para um público específico. Dessa forma, é possível adequar um determinado produto ou serviço ou criar promoções. O resultado é um aumento no potencial de conversão.

O seu time de vendas também será beneficiado, pois se torna capaz de analisar os dados cadastrados antes de conversar com o potencial cliente. Assim, é possível ofertar as melhores soluções e garantir o fechamento da venda.

Outra possibilidade é a importação de dados de outras ferramentas, além de fazer consultas por outras ordens de serviço. Funcionalidades que facilitam e agilizam etapas que poderiam demorar em razão de burocracias ou retrabalhos. Melhorias que refletem na visão que o cliente tem da empresa.

3. Garanta a segurança das informações

Sabe quando você tem a tranquilidade de trabalhar com confiança nas informações? Sim, é assim que o gestor trabalha quando utiliza o sistema de emissão na sua rotina.

Mas se as informações são inseridas por um colaborador, como ter 100% de confiabilidade? Isso acontece porque o sistema usa alguns critérios de validação, informando para os usuários de possíveis erros de digitação e até impedindo que determinados valores sejam colocados em alguns campos. Por exemplo, se você por algum motivo tentar digitar letras no campo de data, o sistema prontamente avisará.

Mesmo que alguma divergência ocorra, será muito mais fácil e simples encontrá-la e corrigi-la. Lembrando que os dados podem ser importados de outras ferramentas, o que torna eventuais comparativos mais fáceis e seguros.

4. Faça uma boa gestão de estoque

Imagine que a sua equipe de vendas está em campo e um dos membros realiza uma ótima venda, mas o cliente faz uma exigência: a entrega tem que ser imediata. O vendedor não pensa duas vezes e fecha o pedido. No entanto, ao chegar na empresa observa que não há estoque do produto.

Embora essa seja uma simulação, é a realidade de muitas empresas. Além de gerar prejuízos financeiros, pode manchar a credibilidade do vendedor e da sua empresa, dificultando muito vendas futuras.

Com um software de emissão de orçamentos e pedidos, esse problema é facilmente resolvido, pois é possível liberar o acesso ao estoque, pedidos e relatórios sobre os produtos de maior giro para as áreas que precisam da informação. Dessa forma, os colaboradores saberão quais são as necessidades da empresa para aquela semana ou mês. Isso diminui a incidência de produtos parados e melhora o fluxo de vendas.

Trabalhar com um software de acompanhamento é evitar erros administrativos cometidos por gestores e empresários que não possuem visão ampla de suas empresas.

5. Reduza gastos e melhore os lucros

Um software de emissão de orçamentos aumenta a eficiência nas atividades operacionais. Isso reflete em uma melhora no relacionamento com os clientes. Além disso, direciona o foco dos seus colaboradores para a elaboração de novas estratégias. Dessa forma, fica evidente que a adoção de um sistema resulta no aumento de lucro da empresa e ajuda você a entender a sua margem de contribuição.

Além disso, aumentar a produtividade e assertividade dos colaboradores ajuda, de forma indireta, a diminuir os seus custos que seriam contabilizados com a necessidade de retrabalhos e utilização de materiais na repetição da tarefa.

Quando a rotina é mais efetiva, o trabalho em excelência vira uma constante, o que, por sua vez, significa aumento de capital da empresa.

Em suma, o software para emissão de orçamentos e pedidos traz muito mais benefícios do que o próprio nome da ferramenta pode sugerir. Se você é um administrador ou gestor e quer aumentar o lucro da sua empresa, melhorar o relacionamento com os clientes, reduzir custos e transformar dados em produtividade, a implementação desse sistema ajudará no cumprimento desses objetivos.

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