Fim do emissor gratuito de NF-e: saiba o que fazer!

A emissão de NF-e é um dos processos mais relevantes para as empresas. Sempre quando surge qualquer alteração nesse tipo de função, é preciso se atualizar prontamente e buscar informações para não ficar para trás. Em alguns casos, se a instituição não tomar as medidas corretas, assim como não atender aos critérios necessários, pode descumprir a lei, sofrer multas e autuações ou ainda ficar com pendências junto à Receita Federal. Por exemplo de alteração recente é a descontinuação do emissor gratuito da SEFAZ, que desde novembro do ano passado não tem mais download disponível. Isso vale para todos os estados.

Desde que a Fazenda decidiu descontinuar o emissor, muitos empresários e gestores têm tido questionamentos em relação ao fato.  Por isso preparamos este post. Aqui, você saberá como se adaptar a essa mudança e descobrirá o que fazer de agora em diante. Acompanhe!

Simplifique a sua gestão de notas fiscais eletrônicas. Baixe o infográfico e confira as melhores práticas para administrar as NF-e.

Por que a SEFAZ optou por descontinuar o emissor gratuito de NF-e?

Cada vez mais, as empresas optam por utilizar plataformas e sistemas de gestão online que simplificam a operação do negócio. Geralmente esses programas são integrados aos softwares internos e incluem opções inteligentes e ágeis. Por exemplo, com o controle das informações do negócio e a emissão de notas fiscais.

Observando esse cenário, o Fisco constatou que a grande maioria dos contribuintes já não vinha fazendo uso do NF-e gratuito. Para se ter uma ideia dessa dimensão, no estado de São Paulo, o total de empreendimentos que abriram mão de utilizá-lo passou de 92%!

Obviamente, a manutenção desse tipo de emissor tem um custo considerável para o governo. A partir do momento em que esse investimento já não faz mais sentido. Dessa forma, o fim do serviço é uma consequência natural.

Por esse motivo, desde o dia 1º de novembro de 2017 não é mais possível realizar o download do emissor atual no site da SEFAZ, valendo lembrar que essa cessação afeta tanto quem emite a nota fiscal eletrônica, quanto quem emite o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Algumas páginas de download poderão manter o emissor gratuito para baixar por um tempo. No entanto, isso não quer dizer que as notas serão transmitidas adequadamente. Afinal, com as mudanças nas regras, essas NFs não serão mais validadas.

Oportunidade de escolher um sistema de gestão adequado para sua empresa

Com o fim do emissor gratuito, agora é o melhor momento para buscar um software de gestão especializado em documentos fiscais. Dessa forma, sua empresa poderá contar com vantagens competitivas e ser mais ágil e segura não só no processo de emissão de NF-e e CT-e, mas também em outras atividades internas que consomem tempo e energia da equipe.

Ao oferecer mais facilidade e tranquilidade para a realização dos procedimentos, seu time de funcionários pode se concentrar mais nos assuntos estratégicos — ou melhor, nas atividades-fim do negócio, aquelas que dão retornos consideráveis de faturamento e são a razão de existência do empreendimento . Dessa forma, melhorando significativamente a produtividade geral da empresa.

Uma boa alternativa é implantar um sistema ERP, pois ele permite a realização completa e eficiente de cada etapa da movimentação contábil-financeira do negócio. Assim, controlando todos os passos do processo, com base nos dados coletados.

Conheça a seguir todas as funcionalidades que um ERP como o desenvolvido pela Soft da Otimizy pode oferecer:

Gestão comercial

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos e Serviços (NF-e);
• pedido de venda e orçamento;
• pedido remoto, via smartphone ou tablet;
• controle de relacionamento com futuros clientes (CRM).

Gestão gerencial

• participação em vendas e compras;
• gráfico de faturamento;
• balancete geral;
• demonstrativo financeiro.

Gestão administrativa e financeira

• contas a pagar e receber;
• fluxo de caixa;
• controle de cheque, caixa e comissões;
• emissão de boletos e carnês;
• SPED Fiscal e Contribuições;
• integração contábil.

Gestão de suprimentos

• estoques;
• importação XML;
• custo do produto;
• ordem de compra;
• Nota Fiscal de entrada.

Gestão de produção

• estrutura do produto;
• roteiro de fabricação;
• ordens de fabricação;
• controle de produção.

Como é possível continuar emitindo a nota fiscal eletrônica?

Independentemente do novo sistema escolhido para emitir a nota fiscal eletrônica, você terá que seguir os passos a seguir:

Faça o credenciamento na SEFAZ

Apesar de variar conforme o estado, esse cadastro costuma ser fácil. Apenas acesse a página da Secretária da Fazenda do seu estado para encontrar descrições didáticas sobre como proceder. Basicamente, você deverá formalizar o RC (Requerimento de Credenciamento) para emissão da Nota Fiscal. Após, o ambiente de homologação será disponibilizado para que você realize testes.

Obtenha seu certificado digital (CD)

O certificado digital é obrigatório para emitir NF-e, pois ele valida sua assinatura como empresa (CNPJ). Esse certificado é uma espécie de assinatura digital com validade jurídica, que identifica e protege os seus dados e informações na internet.

O CD pode ser adquirido por intermédio de certificadoras autorizadas pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Os exemplos mais comuns são: Certising, Serasa e Valid.

Cadastre-se no novo emissor

Esse cadastro depende do tipo de emissor de NF-e que você escolher. De qualquer maneira, é bastante simples. Basta confirmar dados como CNPJ, Regime Tributário, Inscrição Estadual etc.

Exporte os dados do emissor gratuito de NF-e do SEFAZ

Após cumprir os passos acima, você já estará apto para emitir notas fiscais no novo sistema escolhido, porém, o programa aparecerá em branco, sem os dados do emissor gratuito de NF-e. Caso precise resgatar os seus registros existem duas possibilidades.

A primeira é exportar seus dados individualmente em TXT,  porexemplo: primeiro as NFs, depois as informações dos clientes, e assim por diante. Nesse formato seus documentos fiscais estarão disponíveis apenas para controle, não sendo úteis para a fiscalização.

A segunda alternativa é a mais recomendada: a exportação dos dados no formato XML, pois assim suas notas fiscais serão validadas perante o Fisco e na maioria dos sistemas de emissão de NF-e, com esse tipo de exportação, os registros dos clientes já são enviados também.

Com o fim do emissor gratuito e após conhecer as informações deste post, você provavelmente está pensando em obter uma solução que possa facilitar não só suas emissões de NF-e, mas também que melhorae diversos processos internos da sua empresa, não é mesmo?

Portanto, aproveite essa oportunidade e entre em contato conosco acessando nosso site. Nós certamente temos o que você precisa para otimizar suas atividades.