Você já ouviu alguém dizer que “é preciso dinheiro para ganhar dinheiro”? Não importa de qual seja o segmento do seu varejo. Provavelmente você está pagando alguém por algo para manter seu negócio funcionando. Juntos, todos esses custos e despesas criam um item de linha no seu balanço patrimonial conhecido como “contas a pagar”. Vamos ser realistas. A contabilidade muitas vezes não é a sua especialidade e pode ser uma tarefa tediosa, que consome tempo e, claro, custa dinheiro. Mas o controle de contas a pagar adequado é essencial para a vitalidade em longo prazo do seu varejo.
Para ajudá-lo a administrar as despesas da sua empresa, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre controle de contas a pagar. Acompanhe.
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O que é o controle de contas a pagar?
Primeiramente, vamos ao significado. Contas a pagar descreve todo o dinheiro que a empresa deve a fornecedores. Ou seja, as compras de bens ou serviços feitas a crédito.
Fornecedores são empresas ou indivíduos que fornecem suprimentos, equipamentos, ou serviços necessários para o funcionamento do seu negócio.
Por exemplo, os fornecedores de uma joalheria podem incluir joalheiros por atacado. Enquanto uma loja de impressão pode contar com seu fornecedor de tinta entre os mais importantes.
Juntas, as contas a pagar e as contas a receber são os dois maiores fatores que determinam o fluxo de caixa de uma empresa. Portanto, são essenciais para calcular os seus lucros.
Por que é importante fazer o controle de contas a pagar?
Em meio aos números do balanço, as contas a pagar podem parecer um simples item que você não costuma prestar atenção. Porém, na realidade, o controle de contas a pagar é composto pode diversos fatores importantes.
É importante acompanhar frequentemente esse item para garantir que você saiba quanto deve a cada fornecedor. Dessa forma, fazendo sempre seus pagamentos dentro do prazo.
A falha em gerenciar adequadamente as contas a pagar pode levar a multas por atraso de pagamento, além de relacionamentos com fornecedores prejudicados. Isso pode gerar problemas comerciais que poderiam ter sido evitados com a correta gestão do fluxo de caixa.
Caso você seja um empreendedor individual, em um negócio baseado em serviços, pode ter poucas contas provenientes de fontes externas.
Já empresas baseadas em produtos, no entanto, dependem muito dos fornecedores em sua cadeia de suprimentos. Isso garante a operação dos negócios.
Não importa o seu mercado. Toda empresa eventualmente deve dinheiro a alguém para algum propósito relacionado aos negócios. Saber quanto devem e quando devem pagar essa quantia é fundamental para assegurar um balanço positivo.
Como controlar as contas a pagar no varejo?
Configurar as contas a pagar pela primeira vez pode ser intimidados. Especialmente para empreendedores novatos, ou com pouca experiência em negócios.
Mas o processo em si é bastante simples e não precisa ser difícil.
Se você já gerenciou suas contas pessoais, provavelmente já usou um sistema muito similar. Seja formalmente em uma planilha, em um caderninho, ou apenas em sua própria cabeça.
O objetivo do seu sistema de contas a pagar é apenas acompanhar quando os pagamentos são devidos e garantir que você não perca nenhuma conta. Para começar, você deve se atentar às seguintes etapas:
1. O que você deve acompanhar
O primeiro passo é reunir suas faturas em aberto no momento. Feito isso, você precisará encontrar algumas informações básicas relevantes para acompanhar no seu controle de contas a pagar, incluindo:
- Nome do fornecedor: quem você está pagando?
- Número do contrato: para aqueles fornecedores com quem você tem relacionamentos de longo prazo.
- Número da fatura: assim você pode encontrá-la facilmente mais tarde.
- Tipo de despesa: o que você comprou com o fornecedor?
- Data de fatura recebida: quando você a recebeu, e não a data de vencimento.
- Prazo de pagamento: aqui sim, quando é o prazo de vencimento?
- Status: ex. aguardando aprovação / paga / vencida.
2. Inserindo as informações no seu controle
Insira as informações acima em sua planilha para cada uma de suas faturas não pagas.
Se você está no negócio há algum tempo e não estava acompanhando as contas a pagar, convém repetir esse processo para os últimos 60 a 90 dias de faturas pagas, apenas para ter todas as informações em linha e poder comparar faturas atuais e passadas.
Esse processo inicial de configuração pode ser pesado, mas não desanime. Uma vez que a configuração esteja concluída, o seu processo de pagamento do dia a dia provavelmente será menos demorado e doloroso.
3. Determinando seus procedimentos de pagamento
Gerenciar suas contas a pagar é basicamente uma questão de escolher um sistema que funcione para você — mas, o mais importante é que você escolha um e se atenha a ele.
Mesmo que você seja o único com as mãos no processo de pagamento, crie um procedimento por escrito que responda às seguintes perguntas:
- Quando você vai abrir e inserir faturas?
- Você vai fazer pagamentos diários conforme necessário ou pagar contas uma vez por semana?
- Até que ponto antes da data de vencimento você vai fazer pagamentos?
- Quais de seus principais fornecedores oferecem pagamentos online? Você usará esse método de pagamento?
É claro que você pode ajustar esses procedimentos conforme necessário — mas quanto mais claramente você descrever como vai lidar com as contas a pagar desde o início, menor a probabilidade de cometer erros.
4. Identificação das áreas problemáticas
Depois de fazer seu controle de contas a pagar por algum tempo, você começará a notar algumas tendências recorrentes na sua programação de pagamentos.
Qual momento do mês envolve mais gastos para o seu negócio? Quais categorias de contas a pagar tendem a flutuar mais?
Quanto mais tempo você estiver no mercado, ficará mais fácil prever tendências mensais, trimestrais e anuais. Com o tempo, você saberá quando os momentos problemáticos estão chegando e poderá se planejar melhor para eles.
Seu objetivo é preparar seu negócio financeiramente antes de períodos de grandes gastos para que você sempre tenha dinheiro suficiente à disposição para atender às suas necessidades.
Ferramentas para gerenciar suas contas a pagar
A maneira mais básica de fazer o controle de contas a pagar da sua empresa é em um formato básico de planilha, como o Microsoft Excel, o Numbers para Mac ou o Google Sheets.
Para proprietários de pequenas empresas que trabalham com poucos fornecedores, essa solução pode ser adequada, já que também é uma boa maneira de entender como o processo de contas a pagar funciona.
No entanto, quando você começa a ter que fazer malabarismos com um número maior de fornecedores, talvez você precise de uma ferramenta mais eficiente, como um software ERP.
O ERP possibilita a automação do controle de contas a pagar do seu varejo, reduzindo o tempo gasto com essa tarefa. Com isso, além de minimizar erros e custos, você poderá focar em outras atividades essenciais para a sobrevivência do seu negócio, como a qualidade dos seus produto ou serviços.
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