Nas últimas décadas, a tecnologia modificou a forma de trabalho de diversos profissionais, inclusive os contadores. Atualmente, existem diversas ferramentas digitais voltadas a facilitar a rotina dos profissionais da contabilidade.
A tecnologia assumiu grande parte do trabalho pesado. Dessa forma, eliminando toda (ou quase toda) tarefa pesada, que antes era feita manualmente. Se há duas décadas, a calculadora era a única ferramenta com que o contador podia contar, hoje a realidade é outra.
Pensando nisso, abaixo mostramos o novo papel da contabilidade online e as 8 melhores ferramentas digitais para contadores! Acompanhe conosco e descubra como facilitar seu trabalho.
Para começar, o que é contabilidade digital?
As responsabilidades do contador continuam as mesmas desde que a contabilidade surgiu. Ele registra todas as atividades econômicas de uma empresa, incluindo todas as transações. Além disso, se certifica de que tudo está bem documentado para referência futura.
Os trabalhos de escrituração contábil permanecem os mesmos. Mas as ferramentas para fazê-los evoluíram de uma simples calculadora para outras mais modernas. Como serviços de computação, armazenamento em nuvem e ferramentas digitais para contadores, por exemplo.
No sentido mais básico, a tecnologia refere-se a qualquer coisa que facilite a execução de um trabalho. Nos tempos das simples calculadoras, elas também eram consideradas tecnologias de ponta.
No entanto, com os negócios se tornando mais complexos e envolvendo grandes transações frequentes, os trabalhos de contabilidade também ficaram mais exigentes.
Eles exigem ferramentas adequadas para lidar com os complicados sistemas de geração de dados financeiros que uma empresa possui. É aí que entra a contabilidade digital.
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Por que informatizar os seus processos (e os dos seus clientes)?
Existem três pontos principais que a tecnologia permite melhorar nos processos contábeis:
1. Precisão
A contabilidade não tem haver somente com anotar as transações, mas também garante que elas sejam precisas. Portanto, todas as ferramentas digitais para contadores tem por objetivo alavancar a precisão dos detalhes.
Não faz sentido documentar transações sem dar atenção à exatidão dos cálculos financeiros. Isso porque as faturas têm mais do que um item de linha simples e também há impostos envolvidos.
Antigamente, quando as transações usavam apenas dinheiro, lápis e papel, estas eram tecnologias suficientes, mas no mundo moderno, onde cartões de crédito e criptomoedas estão por toda parte, tecnologias mais capazes com sistemas automatizados de cálculo são indispensáveis.
2. Rapidez
A mente humana e as propriedades físicas limitam a rapidez com que podemos operar, e é aí que entra a tecnologia. Nunca é suficiente memorizar todas as transações com a quantidade diferente de dinheiro, portanto, manter as documentações corretas é a única alternativa.
Quando os negócios chegam a um ponto em que centenas de transações ocorrem diariamente, os contadores precisam de mais do que lápis e papéis. Eles precisam de uma maneira mais rápida de lidar com os trabalhos assim, as ferramentas digitais para contadores proporcionam isso.
3. Segurança e mobilidade
Uma das mais recentes inovações a atingir o mundo da contabilidade é o serviço em nuvem. Ao invés de instalar todos os softwares no computador, a contabilidade online permite que o contador salve o registro na nuvem, onde há quase zero possibilidade de danificar ou perder dados.
Geralmente, o armazenamento na nuvem funciona como medida de backup, assim a redundância torna os dados mais seguros.
Outra vantagem é que é possível acessar os dados de outro computador de qualquer lugar com acesso à internet, porque eles não ficarão armazenados apenas em um disco rígido físico.
Quais são as melhores ferramentas digitais para contadores?
Agora que você já entendeu os benefícios das ferramentas digitais para contadores, vamos mostrar as principais delas:
1. Coleta XML
O ColetaXML é um software que te ajuda a armazenar e gerenciar os XML de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Conhecimentos de Transporte (CT-e) emitidos para um CNPJ de forma integrada com o sistema da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ). Totalmente automatizado, o programa fornece todas as informações necessárias para a gestão dos XML de seus clientes.
2. Emita CT-e
O Emita CT-e é perfeito para gerenciamento da contabilidade logística. Utilizando o programa você pode emitir Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e), Conhecimentos de Transporte Eletrônicos Outros Serviços (CT-e OS) e Manifestos Eletrônicos (MDF-e) de qualquer dispositivo com acesso à internet e acessar os dados pela nuvem.
3. Trello
Quando você tem vários clientes, o trabalho pode se tornar um pouco confuso sem organização, pois você é bombardeado constantemente com perguntas e prazos. Os cartões do Trello ajudam a estruturar e organizar as necessidades de seus clientes e usar listas de verificação para que você e sua equipe possam verificar os status de cada atividade rapidamente.
4. Kanbanflow
O KanbanFlow é uma ferramenta de gerenciamento de projetos Lean que permite a colaboração em tempo real entre os membros da equipe. Esse programa ainda suporta a técnica Pomodoro que auxilia no rastreamento do tempo e aumento da produtividade. O quadro Kanban oferece uma excelente visão geral do trabalho e simplifica a comunicação na equipe.
5. Zoom
O Zoom é um software de chamada de vídeo que impede que a distância seja um problema. Você pode realizar bate-papos com seus clientes e guardá-los para referência futura, além de compartilhar sua tela para tutoriais e demonstrações durante as reuniões. Os webinars são uma ótima maneira de atrair clientes e também de ajudar um grupo de clientes existentes.
6. Sobit
O Sobit é um software de contabilidade online que integra e automatiza todas as rotinas contábeis. Ele permite fazer integrações contábeis, fiscais e de folha a partir de arquivos emitidos por diversos sistemas, inclusive seu ERP, nos mais diferentes formatos, o que é ótimo para eliminar o retrabalho e digitação de dados.
7. Masterdoc
O Masterdoc é um software para gestão dos documentos contábeis. Ele permite o armazenamento e disponibilização de documentos na internet para uso interno da contabilidade ou do cliente.
Além disso, o programa unifica a forma de envio de documentos ao cliente ou a terceiros e seu respectivo recebimento, independentemente de a entrega ser manual ou por meio eletrônico, facilitando a gestão da informação.
8. Govbox
O Govbox atualiza automaticamente os aplicativos do computador sem necessidade de intervenções. O software também te ajuda a atualizar os índices necessários para entregar determinadas declarações sem que você precise acessar cada site do governo para checar os números.
Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, você pode definitivamente economizar tempo e energia incorporando algumas ferramentas digitais para contadores.
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