Você já passou pela sensação de que as 24 horas de um dia são poucas para a quantidade de tarefas que você precisa cumprir? A semana tem se tornado curta para o trabalho, afazeres domésticos, hobbies e outras atividades? Calma. Você pode otimizar a sua rotina utilizando algumas ferramentas e técnicas para gerenciamento de tempo.
A sensação de que o tempo tem se tornado escasso é algo por que muita gente passa. Afinal, hoje estamos conectados 24 horas por dia, 7 dias por semana. E toda essa conectividade faz com que tenhamos contato com cada vez mais coisas, o que ocupa completamente a nossa mente.
Principalmente se você for empreendedor. A grande quantidade de tarefas e preocupações acabam sendo ainda maiores. Por isso, precisamos gerenciar o tempo que temos à disposição da melhor maneira que podemos.
Neste post você confere algumas ferramentas e dicas para gerenciamento do tempo.
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Mas primeiro, o que é gerenciamento do tempo?
A gestão do tempo diz respeito a organizar e planejar o tempo disponível para a realização das atividades que você precisa desempenhar.
Gerenciar o seu tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente, agiliza sua rotina e evita surpresas ao longo do dia. Além disso, vai fazer com que sua lista de tarefas fique cada vez menor.
Se você já passou por aquela situação em que tudo está atrasado e precisa movimentar meio mundo para manter um prazo sabe o quanto gestão do tempo tem para a rotina de trabalho.
Afinal, gerenciar bem o tempo faz com que você possa ter uma rotina mais tranquila, diminui o estresse, aumenta o seu tempo livre, aumenta sua produtividade e a capacidade de atingir metas e objetivos.
Mas como fazer a gestão do tempo? É o que vamos ver a seguir
5 Dicas de gerenciamento do tempo
1 – Planeje a sua rotina
Fazer um planejamento das atividades diárias e semanais é uma boa maneira para começar a organizar melhor o seu tempo disponível. O ideal é criar listas com as tarefas que você precisa desempenhar e criar prazos para completar cada uma delas. Além de ter uma visão geral das suas obrigações, você também terá um controle maior do que está pendente e do que já foi concluído.
2 – Priorize tarefas
Tenha em mente quais são as tarefas de maior urgência e quais podem ser concluídas em um tempo maior. Listar as suas atividades e priorizá-las de acordo com o prazo ou impacto no negócio é uma maneira de colocar sua atenção e energia naquilo que é realmente necessário.
3 – Evite distrações
Hoje a nossa atenção está dividida em diversos locais. Seja um e-mail que precisamos checar, uma notificação do celular que tira nossa atenção ou uma conversa que nos tira o foco. O certo é que precisamos focar no que realmente importa. Por isso, desconecte-se das redes sociais, desligue notificações do celular e se concentre em desempenhar as tarefas mais importantes.
4 – Aprenda a dizer não
Não adianta querer abraçar o mundo e querer fazer tudo sozinho. Às vezes queremos pegar mais tarefas do que temos tempo hábil. O resultado é que muitas vezes não conseguimos dar conta de tudo o que acaba gerando ainda mais problemas. Com o planejamento e a priorização das suas atividades diárias você vai começar entender se é possível ou não incluir mais atividades.
5 – Divida uma atividade grande em diversas tarefas pequenas
Esta é uma dica muito boa de produtividade. Muitas pessoas quando tem uma atividade muito complexa e que vai tomar muito tempo tende a procrastinar.Isso porque, quando vemos uma tarefa grande demais nossa reação muitas vezes é de nos assustarmos. Para evitar isso você pode dividir essa atividade grande em diversas menores.
Vamos pegar por exemplo a tarefa construir um muro de tijolos. A tarefa parece complexa em um primeiro momento. Porém, se dividirmos ela em tarefas menores teríamos:
1 – Comprar cimento
2- Comprar areia
3 – Comprar tijolos
4 – Preparar o cimento
5 – Empilhar a primeira fileira de tijolos
6 – Cimentar
E assim por diante. Separando uma atividade grande em tarefas menores ela começa a parecer mais rápida e fácil de ser realizada.
Ferramentas para auxiliar no gerenciamento do tempo
1- Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos simples e prática. Ela permite distribuir as tarefas de uma equipe de maneira prática e visual. Você pode criar cartões para cada atividade que precisa ser desempenhada e acompanhar o seu progresso.
2- Slack
O Slack é uma ferramenta que centraliza a comunicação interna da empresa. Mas ele é muito mais do que um sistema de troca de mensagens. Com ele você consegue criar canais de comunicação entre diferentes setores e trocar arquivos importantes.
3 – Remember the milk
O aplicativo remember the milk facilita na criação de listas de atividades e pode ser utilizado em diversos dispositivos diferentes e auxilia para que você não esqueça nenhuma delas.
4 – Pomodoro
A técnica pomodoro consiste em uma técnica de produtividade para aumentar a concentração. Para isso você deve criar uma lista de tarefas e divide o seu tempo em períodos de 25 minutos.
Durante esse tempo você deve trabalhar sem interrupções e depois fazer uma pausa de 5 minutos. Durante a pausa aproveite para fazer outra coisa e após volte a trabalhar por outros 25 minutos.
5 – Utilize um ERP para automatizar tarefas e te auxiliar no gerenciamento do tempo
Um sistema de gestão empresarial é uma ferramenta que permite agilizar a gestão da sua empresa e automatizar diversas tarefas, agilizando e muito o seu tempo. Com o ERPsoft da Otimizy Sistemas você pode, por exemplo, controlar o financeiro do seu negócio, automatizar a emissão de boletos e notas fiscais, organizar suas contas a pagar e receber e muito mais.
