A gestão de qualquer negócio exige muita dedicação. O problema é que, em meio a tantas tarefas, fica difícil gerir todos os processos com qualidade e eficiência. E, uma das etapas mais importantes durante a gestão de um empreendimento é a emissão e armazenamento das notas fiscais. Você conhece as NFe (Notas Fiscais Eletrônicas)? Já sabe a importância e a melhor forma de fazer o armazenamento delas? Esse sistema eletrônico tem conquistado cada vez mais empresários dos mais diversos setores de investimento por dinamizar os processos de gestão empresarial.
No post de hoje, vamos mostrar as vantagens e a importância de armazenar suas notas fiscais eletrônicas. Além disso, você vai ficar por dentro dos riscos em não manter essa prática e como você pode fazer isso de forma simples e eficiente, sem comprometer os outros processos do seu negócio. Confira!
Importância das notas fiscais eletrônicas
A maioria dos empreendedores já compreende os motivos para armazenar as notas fiscais eletrônicas. Além de ser uma obrigação prevista legalmente, é instrumento de avaliação em caso de qualquer ocorrência durante as transações de compra e venda.
Principalmente, se sua empresa vender um produto. Possuir essa nota é fundamental em casos de problema com o cliente. É ela quem vai resguardar o empresário de vários problemas.
Com a tecnologia e a modernização dos processos de gestão empresarial, as notas fiscais passaram a ser emitidas e armazenadas na nuvem, ou seja, compartilhadas e arquivadas na internet.
Entenda um pouco mais as vantagens do armazenado em nuvem das NFe assim como essa prática afeta positivamente seu negócio.
Mobilidade
As NFe podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento, independente da estrutura física do negócio. Portanto, basta um computador ou smartphone em mãos e pronto! Você tem as informações que está buscando com facilidade.
O armazenamento na nuvem das notas fiscais eletrônicas possibilita também que esses documentos sejam salvos de forma organizada. Isso facilita não só a prestação de contas do empreendimento no final do mês, mas também a consulta de informações mais antigas. Dessa forma, você evita que notas sumam em meio a papelada ou que deixem de ser contabilizadas legalmente.
Segurança
O registro das atividades comerciais, seja venda, compra, importação ou exportação exige a emissão de notas fiscais. Como se trata de um documento importante para a contabilidade e legalidade das transações, é fundamental que essas informações sejam arquivadas com segurança.
Quando o sistema de emissão e arquivamento de notas não é eletrônico, a empresa precisa dispor de móveis e espaço suficiente para que as notas impressas sejam guardadas com segurança, ou seja, a organização é uma tarefa bem mais complicada.
Além disso, é necessária uma estrutura de impressão e de transporte, uma vez que as notas precisam ser levadas até o escritório de contabilidade. Dessa forma, os riscos de perda, extravio ou qualquer tipo de confusão em todos esses processos é grande. Isso compromete diretamente a prestação de contas do seu negócio!
Acontece que, na nuvem, as NFe ficam salvas em plataformas online que só são acessadas pelos gestores e funcionários da empresa. O acesso é restrito, seguro e privado. A probabilidade de perder alguma nota é bem menor em relação às de papel.
Os sistemas realizam backups automáticos que ajudam a garantir a segurança no arquivamento das Notas Fiscais Eletrônicas.
Confiabilidade
As informações contidas nas notas referentes às transações comerciais devem ser precisas para garantir uma contabilidade eficaz e séria. Informações incorretas podem gerar inúmeros transtornos, entre eles auditorias fiscais por erros de lançamento.
Com as NFe, é possível fugir de eventuais erros na hora do lançamento manual das informações, chegando a dados mais precisos e confiáveis. Sem falar, é claro, que facilita na hora de gerar relatórios e cruzar informações de compra e venda.
Praticidade
Utilizar as NFe é sinônimo de otimização dos processos de gestão da empresa, principalmente em relação ao setor contábil. Com os sistemas automatizados é possível armazenar, organizar e gerenciar as informações com mais facilidade e precisão.
Se antes era necessário que um funcionário dedicasse horas de trabalho para emitir, imprimir, arquivar e depois levar as notas ao contador, hoje esse processo fica muito mais ágil, graças aos sistemas automatizados.
Com menos tempo é possível realizar essa tarefa que, além de tudo, fica muito mais confiável. Possíveis erros de digitação, arquivamento ou de gestão das notas são diminuídos com a utilização dos sistemas de automação.
Economia de recursos
O arquivamento de notas fiscais tradicionais é um processo de várias etapas que possuem custos. Tintas para impressão, móveis para armazenamento, espaço físico, funcionário capacitado para lidar com as notas, transporte dos documentos até a contabilidade etc. São diversos fatores logísticos que exigem tempo e dinheiro do empreendedor.
Contudo, ao simplificar os processos fiscais com a NFe você também reduz gastos. O sistema em nuvens não exige impressão, espaço físico para armazenamento ou gastos com transporte. Até o tempo de dedicação dos funcionários é reduzido. Você ganha tempo e dinheiro que poderão ser investidos em outras áreas do seu negócio.
É importante também lembrar que o processo eletrônico de emissão e armazenamento de notas fiscais é ecologicamente sustentável!
Armazenamento de Nfe
Agora que você já conhece as vantagens de arquivamento das NFe, deve estar se perguntando qual a melhor forma de armazená-las.
É possível armazenar seus documentos fiscais de forma simples em plataformas online de compartilhamento, como DropBox ou OneDrive.
Contudo, existem softwares de gestão específicos que fazem a emissão, arquivamento e gerenciamento de informações fiscais. Assim, os processos gerenciais são automatizados, simplificando a vida de funcionários e donos de empresas. Essas plataformas possuem sistemas específicos para armazenamento das NFe, diferente de outras plataformas genéricas.
Além de automatizar os processos fiscais, esses softwares ajudam na integração de outras atividades do negócio, como o controle de caixa, de estoque e tributário.
A utilização de NFe traz vantagens significativas para o seu negócio. Seja na economia de tempo e dinheiro, na otimização da gestão do negócio, no aumento da qualidade das informações ou na segurança do arquivamento de dados.
O arquivamento em nuvem das NFe facilita o dia a dia do empreendimento, evitando os riscos da má gestão fiscal e garantindo o acesso fácil, seguro e confiável das informações comerciais.
Gostou de conhecer um pouco mais sobre as NFe? Para continuar informado sobre os processos de gestão empresarial e ficar por dentro das nossas novidades, assine nossa newsletter!
Quer otimizar a gestão do seu negócio? Conheça o ColetaXML e solicite uma demonstração.
