Concebido inicialmente para instituições de grande porte, o ERP — Enterprise Resource Planning — isto é, sistema de gestão integrado, tornou-se uma ferramenta imprescindível para otimizar a gestão da empresa.
Atualmente, negócios de todos os portes e ramos de atividade são administrados e gerenciados utilizando plataformas tecnológicas. Elas se tornam cada vez mais amigáveis e com custos de implantação mais acessíveis. Dessa forma, novas ferramentas estão disponíveis no mercado, para otimizar a gestão da empresa a partir melhores práticas incorporadas aos sistemas.
Mas como um sistema ERP pode ajudar a otimizar a gestão da empresa? Neste post, responderemos essa questão. Principalmente para empreendedores de pequenos negócios que têm dúvidas em relação à utilização desses sistemas.
O que é o ERP ou sistema de gestão integrado?
A tradução livre de ERP — sistema de gestão integrado — já sintetiza a sua explicação. Ou seja, um conjunto de programas de computador desenvolvidos para auxiliar na gestão das empresas.
Independentemente do tipo de negócio, esses sistemas administram todos os processos empresariais. Desde o recebimento de uma nota fiscal de um insumo até o controle do recebimento do pagamento por parte do cliente, por exemplo.
Assim, todas as atividades administrativas, financeiras, comerciais, fiscais e contábeis são realizadas de maneira integrada e segura. Dessa forma, operação e a gestão das empresas é facilitada.
É inimaginável, atualmente, manter qualquer atividade empresarial sem o suporte da tecnologia. E isso tem se acentuado de maneira crescente graças à diminuição dos custos envolvidos bem como as facilidades de uso dos aplicativos.
Vantagens de se usar um sistema ERP para otimizar a gestão da empresa:
Redução de custos
A gestão integrada possibilita uma redução nos custos operacionais de sua empresa. Ou seja, os dados são inseridos uma única vez no sistema e após são disponibilizados automaticamente para todos os envolvidos.
Assim, após o registro do recebimento de um produto via entrada de uma nota fiscal, seu estoque já estará atualizado e a pessoa responsável pelo pagamento ao fornecedor já seria informada, dessa forma iria otimizar a gestão da empresa.
Aumento da produtividade
A produtividade do seu pessoal também é aumentada com a implantação do ERP. Algumas tarefas podem ser automatizadas no próprio sistema. Podem-se fazer interfaces com bancos e fornecedores, além de empresas de cartão de crédito. Isso auxilia e acelera nas tarefas do dia a dia.
A emissão de cupons fiscais ou mesmo de notas fiscais eletrônicas também pode ser facilitada com a utilização de um ERP e a automação das interfaces com a secretaria da fazenda do estado da sede da empresa.
O atendimento das obrigações com os órgãos de controle, assim como de fiscalização também pode ser feito com maior rapidez, respeitando as legislações municipais, estaduais e federais.
As informações estão disponíveis para todos os envolvidos com as atividades. Dessa forma reduzindo substancialmente o tempo gasto com a recuperação das mesmas e aumentando, assim, a produtividade de todos.
Diminuição de retrabalhos e de erros operacionais
Com a integração do sistema, os dados são inseridos uma única vez, como já dito. Assim, evitando retrabalhos e a ocorrência de erros operacionais. Todas as operações serão processadas de acordo com as parametrizações realizadas no ambiente.
Esses sistemas já trazem em sua estrutura as melhores práticas de gestão, aperfeiçoadas e aprovadas pelos mais diversos usuários do sistema.
Melhor controle de estoque
Outro ponto importante e que é uma vantagem muito significativa diz respeito ao controle de estoque. Como as informações são atualizadas instantaneamente, tem-se maior controle tanto de insumos quanto de produtos acabados.
Evita-se, assim, a compra de materiais que não são necessários. A administração de estoques reguladores, tanto de insumos quanto de produtos para venda, é de fundamental importância para empresas dos mais diversos portes.
Maior segurança nas informações
Um sistema de gestão integrado fornece informações mais seguras e em tempo real de todas as atividades de sua empresa. Os dados são minimamente manipulados. Dessa forma, mantendo a integridade das informações que são passadas aos gestores e, posteriormente, enviadas aos órgãos fiscalizadores.
Quanto menor for o manuseio dos dados no sistema, maior será a integridade da informação, resultando em maior segurança para utilização das informações.
Auxílio na tomada de decisão
Consultas podem ser configuradas e adaptadas aos mais diversos tipos de negócio. Isso servirá de base para a tomada de decisão. As informações serão únicas, ou seja, terão o mesmo conteúdo independentemente da pessoa que estiver fazendo a consulta.
Dessa forma, a tomada de decisão torna-se mais ágil e segura. Informações sobre o histórico de compras e de pagamentos, por exemplo, estarão à disposição dos responsáveis pelas vendas. Eventuais inadimplências também podem ser apresentadas para os encarregados da área financeira.
Melhoria na imagem
Quando a sua empresa é suportada por um sistema ERP, a sua imagem, perante seus clientes, fornecedores, órgãos fiscalizadores e entidades financeiras, tem uma melhoria significativa. Isso pode trazer novos negócios, maior confiança dos parceiros e aumento nas suas vendas.
A imagem de uma empresa séria, cumpridora de suas obrigações e sintonizada com as mais recentes ferramentas de gestão traz segurança para todos que queiram fazer negócios e se relacionar.
O ERP para otimizar a gestão da empresa
Todas as vantagens listadas acima possibilitam uma melhor gestão de sua empresa. As informações estarão todas centralizadas em um mesmo ambiente, as atividades serão todas acompanhadas e registradas e os gestores poderão tomar decisões com maior embasamento e em um prazo mais curto.
A utilização dos equipamentos portáteis como smartphones e tablets para consultas e tomada de decisão facilitou a vida dos gestores. Sistemas na nuvem, que podem ser manuseados em qualquer lugar com acesso à internet, também influenciaram para um aumento considerável na utilização dos ERPs.
O acompanhamento das operações de sua empresa pode ser feito em qualquer lugar e em qualquer momento, possibilitando uma maior flexibilidade na gestão de seu negócio. Há no mercado soluções voltadas para micro e pequenas empresas. Uma certamente atenderá ao seu perfil.
Agora que você já entendeu como um sistema ERP ajuda a otimizar a gestão da empresa, que tal conhecer o ERPsoft. Ferramenta que proporciona tudo o que você precisa para otimizar a rotina de sua empresa.
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