Se a sua empresa cresceu e está cada vez mais difícil administrar todas os seus processos, fazer cálculos de tributos, controlar o estoque e acessar as informações em tempo real para tomadas de decisão, talvez seja hora de conhecer os benefícios de um sistema de gestão integrada.
O que é um sistema de gestão?
Trata-se de uma ferramenta que integra informações de todas as operações da empresa em um único lugar, evitando uma série de problemas, como duplicidade, retrabalho, estoque desatualizado etc.
Estamos falando aqui de um software de gestão empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), cuja função é automatizar rotinas financeiras e gerenciais. Este sistema permite que o gestor monitore os resultados da empresa através de informações que podem ser acessadas em tempo real.
Mas como saber qual é o momento certo para investir neste software?
Para ajudá-lo, listamos abaixo 7 sintomas alarmantes que demonstram a necessidade de utilizar um sistema de gestão integrada. Se o seu objetivo é profissionalizar a gestão da sua empresa para crescer cada vez mais, não deixe de ler!
Sintoma 1: Sua gestão não está integrada
Como você faz o controle de fluxo de caixa da sua empresa? E o controle de estoque? Se a resposta for “através de planilhas de Excel”, você certamente já se deparou com problemas como duplicidade de dados, informações equivocadas, retrabalho etc. Tudo isso porque não há automação dos processos e as operações ficam sujeitas à ocorrência de falha humana.
Também é possível que você utilize diversos sistemas na empresa, para departamentos diferentes. Nesse modelo, os dados não ficam concentrados em um único local.
Certamente você tem empregado esforços demais em tarefas que poderiam ser automatizadas através de um sistema de gestão integrada. Seus custos podem ser reduzidos, visto que os processos se tornam mais ágeis e eficazes, e o tempo dos seus funcionários no empenho dessas tarefas pode ser destinado às ações estratégicas, essenciais para o crescimento da empresa.
Sintoma 2: Sua área de vendas não conversa com a entrega
Esse é um problema que pode comprometer seu relacionamento com o cliente, e essa é uma das piores coisas que podem acontecer com uma empresa. Se área de vendas não tiver uma comunicação clara com o setor de entrega, o cliente pode não receber o produto ou serviço dentro do prazo estabelecido, ou ainda, pode receber um produto ou serviço que não foi o acordado no processo da compra.
O sistema de gestão integrada evita esse tipo de percalço, uma vez que as informações de todos os setores ficam concentradas em um único sistema, eliminando as chances de equívocos e informações desencontradas ou desatualizadas entre os departamentos de vendas e entrega.
Sintoma 3: Seus vendedores vendem com preços e descontos diferentes
É comum que os vendedores da sua empresa trabalhem com preços distintos para diferentes clientes. Isso ocorre em função de promoções, descontos em compras em grande volume etc.
Na hora de fazer o cálculo da comissão do vendedor, você pode encontrar dificuldades se não contar com a ajuda de um sistema integrado, que unifique todas essas informações e disponibilize o histórico do cliente de uma maneira simples e eficaz.
Sintoma 4: Você não sabe se está calculando os impostos e tarifas corretamente
Sua empresa vende para todo o país e o cálculo de impostos tem lhe causado uma enorme dor de cabeça? No que se refere às tratativas fiscais entre os estados brasileiros, existem enormes complicações. Isso sem contar com as declarações obrigatórias como Sped Fiscal e Bloco K.
Com um sistema de gestão integrada, é possível gerar o cálculo e as declarações necessárias impostas pelo governo, sem correr o risco de que sua empresa seja multada ou sofra sanções.
Sintoma 5: Seu produto demora muito tempo para ir do seu fornecedor ao seu cliente final
Esse é um outro sintoma que influencia diretamente em seu relacionamento com o cliente. Qualquer problema na cadeia de suprimentos compromete a qualidade e o prazo do produto até que ele chegue no consumidor final.
A cadeia de suprimentos gerenciada através de um sistema integrado gestão auxilia todos os processos da cadeia, diminuindo o tempo de entrega e garantindo que o fornecedor tenha as devidas informações e evite imprevistos. Além disso, também evita a falta de comunicação entre todos os setores este processo, desde a compra, até o armazenamento, transformação, embalagem, transporte, movimentação interna e distribuição, resultando na qualidade do serviço e na satisfação do seu cliente.
Sintoma 6: Você tem mais estoque ou pessoas do que realmente precisa
O estoque mais alto do que você precisa pode ser um fator prejudicial para seu negócio. Isso implica em custos maiores (de armazenamento) e possíveis perdas, no caso de produtos perecíveis. O sistema de gestão integrada evita este excesso, bem como níveis muito baixos de mercadorias. Através dele, é possível ter informação em tempo real sobre baixas e saber exatamente qual é a hora de reabastecer seu estoque.
Outro fator alarmante é ter muitos funcionários em atividades operacionais. Com a automatização dos processos, você pode remanejar seus colaboradores para atividades mais lucrativas para a empresa, além de evitar erros e retrabalho.
Sintoma 7: Você não tem uma visão clara da lucratividade da sua empresa por produto
Este é um fator primordial para que sua empresa cresça: ter a visão da lucratividade. Somente um sistema de gestão integrada pode disponibilizar com clareza e informações corretas qual o lucro que você tem ao vender determinado produto. Se em sua empresa você não tem essa informação, será muito difícil saber o que está funcionando e o que não está em suas vendas.
Esperamos que este artigo possa tê-lo ajudado a definir qual é o momento certo para utilizar um sistema de gestão integrada em sua empresa. Se depois de ler este post você ficou curioso para saber mais sobre o software de gestão integrada, entre em contato conosco, ou deixe seu comentário!
